Khi nhận được văn bản điện tử có ký số, văn thư hoặc cán bộ tiếp nhận văn bản phải thực hiện việc xác thực chữ ký số như sau:

Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số, bao gồm kiểm tra các yếu tố: Người ký, tính hợp lệ của chứng thư số, thời gian ký, tính toàn vẹn của nội dung; khi các yếu tố kiểm tra trên đều hợp lệ thì chữ ký số là hợp lệ.

Nếu chữ ký số không hợp lệ thì thông báo lại với cơ quan, tổ chức gửi văn bản biết để ký và gửi lại, đồng thời xóa văn bản không hợp lệ đó.

Nếu văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số hợp lệ thì có thể vào sổ văn bản và xử lý ngay theo đúng trình tự văn bản giấy bình thường mà không cần chờ bản giấy.

Các văn bản điện tử có chữ ký số lấy từ các trang thông tin điện tử hoặc các nguồn khác cần được xác thực chữ ký số trước khi sử dụng.

Nguyên tắc quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số

Chữ ký số được sử dụng rộng rãi cho tất cả các loại văn bản điện tử của cơ quan nhà nước; không áp dụng đối với các văn bản mật, tối mật, tuyệt mật và các văn bản khác theo quy định của pháp luật.

Triển khai sử dụng chữ ký số phù hợp với thực tiễn, không làm ngưng trệ công tác văn thư lưu trữ, hành chính khi thực hiện áp dụng chữ ký số.

Việc quản lý, sử dụng chữ ký số phải đảm bảo an toàn, an ninh thông tin./.